在这个环节，政府部门最重要的就是按照自己的实质性要求和条件切实编制招标文件。比如在采购计算机设备的时候，应当按照能够保证完成工作的配置来编制。这样可以保证自己能够采购到合适的设备，避免资金的浪费。

    还有一个重要的环节是招投标双方都要注意的，就是标书中的实质性要求和条件。《招标投标法》第三章第２７条规定：″投标 文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应″。这意味着投标人只要对招标文件中若干实质性要求和条件中的某一条未做出响应，都将导致废标。这条规 定直接影响企业的中标率，企业应该对此慎之又慎。这就要求企业认真研究招标文件，对招标文件的要求和条件，逐条进行分析和判断，找出所有实质性的要求和条 件，在招标文件中一一作出响应。

    一般情况下，投标人都会认真研究招标文件中的技术要求，根据自己产品的情况，在技术方面较好地响应招标文件的实质性要求，但是，许多投标人往往会在一些看似并不重要的内容上出现疏漏，导致投标失败。这样的结果非常令人惋惜。

    例如，在某个项目的招标中，一家信誉、实力和产品水平都是国内一流的企业，因为没有响应招标文件中的一条商务条款而前功 尽弃。招标文件明确要求货款用人民币支付，该企业投标的产品含有５０％左右的进口件，投标文件中提出进口件部分的一半货款用美元结算，主要意图是与招标人 共同分担汇率风险，但是评标委员会认为该投标人属于在商务方面与招标文件没有完全响应，因此不能入围。还有一家企业在投标文件中提高了首期付款的比例，也 遭受了同样的命运。

    再比如，有的电脑采购招标文件中明确提示需要投标报价表，而且需要有相邻配置的报价。如ＣＰＵ，除了提供招标要求的配置以外，一般还要提供前后两个不同频率配置的报价。可是有的厂家疏忽了这个实质性要求，没有提供这个数据，结果导致了投标失败。